문서의 작성, 사건기록의 편성·관리 및 보고사무

제6장 문서의 작성, 사건기록의 편성·관리 및 보고사무

-159~219-

제1절 문서의 작성 및 처리에 관한 사무통칙

1. 총설

법원의 거의 모든 사무는 문서(文書)로써 이루어지고, 말로 한 행위도 문서로써 확정됨을 요하는

것이기 때문에(예 : 각종 조서), 법원공무원의 사무 중 문서, 즉 각종 서류·조서·장부 등을 작성하고 보관하는 이른바 일반적 의미에서의

문서작성사무는 가장 중요한 기본을 이루는 것이라 할 수 있다. 앞에 설명하였거나 장차 설명할 접수사무, 조서의 작성, 기록관리, 송달, 공증

등의 사무가 모두 이 문서작성사무의 한 부분을 이루는 것이지만, 이 절에서는 이들 문서작성사무 모두에 공통적으로 적용될 기본적 원칙사항에

관하여만 언급하기로 한다.

2. 문서작성의 기본방식

가. 사용문자

문서작성의 기본방식과 요령에 관하여는 법원사무관리규칙 제2장이 규정하고 있으나, 재판서, 그

밖의 재판사무 등에 관한 문서에 있어서는 법원재판사무처리규칙 제2장이 우선 적용됨을 유의하여야 한다.

법원공문서(이하 '문서'라 한다)는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되,

특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓸 것이며 뜻의 전달이 곤란할

때에는 괄호 안에 영문·한자 등 외국어를 넣어 쓴다. 다만, km, kg, % 등 각종의 단위부호를 나타낼 때에는 부호를 그대로 표시한다.

숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다. 날짜의 표기 역시 원칙적으로 아라비아숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고

그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다(사무관리규칙 10조).

문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 첫째 구분단위로 '1., 2.,

3. …'을, 둘째 구분단위로 '가., 나., 다. … 거., 너., 더. …'를, 셋째 구분단위로 '(1),(2),(3) …'을, 넷째

구분단위로 '(가),(나),(다) … (거),(너),(더) …'를, 다섯째 구분단위로 '1), 2), 3) …'을, 여섯째 구분단위로 '가),

나), 다) … 거), 너), 더) …'를 사용하여 표시한다(사무관리규칙 시행내규 10조 참조).

문서의 본문이 끝나면 마지막 글자에서 한 자 띄우고 '끝' 표시를 하고, 첨부물이 있는 때에는

첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 '끝' 표시를 한다(위 내규 11조). 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률관계의 증명에

관계되는 문서, 그 밖의 결재권자가 간인이 필요하다고 인정하는 문서가 2장 이상으로 이루어지는 경우에(다만, 민원서류를 발급하는 경우에는 간인에

갈음하여 천공방식으로 할 수 있다) 결재권자는 법원사무관리규칙시행내규 [별표 1]의 간인용 결재인으로 기안문에 간인하여야 하고, 그 문서를

시행하는 때에는 문서통제관 또는 분임문서통제관이 그 시행문에 관인으로 간인하여야 한다(사무관리규칙 12조, 시행내규 6조). 전후관계를 명백히

할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입하여야

한다(위 내규 7조). 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 원칙적으로

검정색 또는 푸른색으로 한다(위 내규 4조).

나. 사용용지

(1) 색상

문서에 쓰이는 용지는 원칙적으로 흰색으로 한다(사무관리규칙시행내규 4조 1항).

그러나 제1심 합의사건, 제1심 단독사건 등 '조서작성시 유의사항 및 색지와 인장의 규격 등에

관한 예규(재일 2003-10, 조서예규)' [별표 1]에서 규정한 사건에서 법원사무관등이 기일에 작성하는 변론조서, 판결선고조서,

변론준비기일조서, 증거조사조서(검증기일조서 등), 화해기일조서, 조정기일조서, 심문조서, 공판조서 등 각종 조서는 위 예규 [별표 2]에서 정한

것과 같은 규격의 연두색 색상의 색지를 사용한다. 다만, 변론조서나 공판조서의 일부를 이루는 증인등 신문조서, 속기록, 화해기일조서나

조정기일조서의 일부를 이루는 화해조서, 화해권고결정조서, 조정조서, 조정에 갈음하는 결정조서 등은 그러하지 아니하다.

(2) 규격 및 여백

문서의 용지는 도면·통계표·계산서 등 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 그 규격을 A4

용지(가로 210mm, 세로 297mm)로 한다.

용지는 세워서 쓰는 것을 원칙으로 하고(사무관리규칙 10조 4항), 용지의 위로부터 30mm,

왼쪽부터 20mm, 오른쪽 및 아래부터 각각 15mm의 여백을 두어야 한다(위 내규 4조 2항). 그러나 재판사무에 관한 문서는 용지의 위로부터

45mm, 왼쪽 및 오른쪽으로부터 각 20mm, 아래로부터 30mm의 여백을 둔다(재판사무규칙 6조 2항).

다. 문서양식

대법원 및 각급법원은 다른 법령이나 규칙·예규 등에 특별한 규정이 있는 것을 제외하고는

재판사무 등에 관한 문서에 관해서는 사법

부전산망에 의하여 운영되는 법원전산시스템에 등록된 양식(전산양식)을 사용하여야 한다. 전산양식

중 법

원전산시스템이 출력지원하는 전산양식은 그 시스템 내에서 편집·출력하여 사용함으로써 재판사무의 처리과정 및

관련 사무처리 정보가 법원전산시스템을 통하여 관리·보존될 수 있도록 하여야 한다(전산양식예규 2조).

라. 인장

(1) 총설

보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 서명만 하면 되나, 각급 기관의 장의

명의로 발신하는 문서의 시행문, 임용장·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인을 찍어야 한다. 다만, 전신·전신타자·전화 또는 전산망으로

발신하는 문서에는 관인을 찍지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 법원사무관리규칙시행내규가 정하는 바에 따라 관인을 찍는 것을 생략할 수 있다.

그리고 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수

있다(사무관리 규칙 21조).

관인에는 청인(廳印)과 직인(職印)이 있는데, 청인은 각급 기관(대법원, 법원행정처,

사법연수원, 법원공무원교육원, 법원도서관, 각급 법원, 지원 및 등기소 등)의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하고, 직인은 ① 각급

기관의 장, ② 법원서기관, 법원사무관, 법원주사, 법원주사보, ③ 조사관, ④ 등기관, ⑤ 공탁공무원이 그들의 명의로 발송 또는 교부하는

문서에 사용한다(사무관리규칙 35조).

각급 법원(지원은 제외), 법원행정처, 사법연수원, 법원공무원교육원, 법원도서관의 관인은

법원행정처에서 새겨서 이를 교부하고, 각 지원과 시·군법원 및 등기소의 관인, 위 '② 내지 ⑤'의 관인은 법원행정처, 각 고등법원, 각

지방법원 및 가정법원이 이를 새겨 교부한다.

(사무관리규칙 38조 1항). 관인교부기관이 관인을 교부하는 때에는 관인대장에 그 인영을

등록하여 보존하여야 한다(사무관리규칙시행내규 54조 2항).

(2) 법원사무관등의 인장

법원사무관등이 직인(職印)을 찍는 문서는 통상 대외로 교부·송부하거나 공고되는 것으로서 ①

송달료납부통지서, 증인출석요구서, 변론기일통지서, ② 기록송부서, ③ 재판서·조서의 정본, 등·초본, 각종 제증명, ④ 각종 공고문 등이다.

법원사무관등이 기일에서 작성하는 각종 조서에 날인할 인장은 사인(私印)을 사용하고, 동일기일의

조서에 관해서는 변론 등 기일의 기본조서 말미의 날인 및 증거조사에 관한 조서(증거목록을 포함한다)의 날인과 정정·간인을 위한 인장은 동일한

인장을 사용하여야 하며, 기일이 속행되는 경우에도 분실 그 밖에 부득이한 사유가 없는 한 동일한 인장을 계속 사용하여야 한다(조서예규 7조

1항·2항).

법원사무관등의 사인(私印)의 규격은 직경 13mm 이상, 17mm 이하의 원형으로 하고 한글

또는 한문으로 쉽게 자체(字體)를 알아볼 수 있도록 해서체(階書體, 인쇄활자체)로 성(姓)과 이름을 조각하며, 조서에 기명날인을 할 경우에

기명은 고무인을 제작하여 사용할 수 있고, 그 고무인 규격은 가로 4cm, 세로 1cm로 한다(조서예규 7조 3항·4항).

법원사무관등이 재판사무처리에 관하여 날인하여야 할 각종의 인인(認印)은 위와 같은

사인(私印)을 사용한다(조서예규 7조 7항).

(3) 재판장의 인장

재판장 명의의 각종 최고서·촉탁서·사실조회서 등은 재판장의 사인을 날인하여 외부에 송부하는

것이 실무례이다.

3. 문서의 종류

법원에서 접수·작성되거나 보관 또는 발신되는 문서는 재판사무에

관한 것과 행정사무에 관한 것으로 대별할 수 있고, 이는 다시 서류·기록 및 장부로 나눌 수

있다. 행정사무에 관한 문서에 대하여는 법원사무관리규칙 제2장과 법원사무관리규칙시행내규 제2장이, 재판사무에 관한 문서에 대하여는

법원재판사무처리규칙 제2장이 각각 자세한 규정을 두고 있다.

재판사무에 관한 문서 중 재판서류는 각종 사건기록에 편철되어 이를 구성하고 서류철에 보관되거나

송부되는 서면을 의미하며, 어떠한 서면이 어떠한 사건기록에 편철되는가는 기록의 보존, 폐기 또는 열람·복사시의 필요를 고려하여

법원재판사무처리규칙 등 관계법령이 정하는 기준에 따라 결정하여야 할 것이다.

4. 문서의 접수와 발송

가. 접수

각 기관에 도착하는 문서는 각급 기관 내의 문서에 관한 사무를 주관하는 과(課), 즉

문서과에서 접수하며, 처리과에서 직접 받은 문서는 지체 없이 문서과에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다(사무관리규칙 23조 1항). 접수된

문서에는 법원사무관리규칙시행내규 [별표 11] 소정의 문서처리인을 두문(頭文)의 오른쪽 여백에 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재함과 아울러

문서과용 문서접수대장에 필요한 사항을 기재한 후 이를 처리과로 보내야 한다(사무관리규칙 23조 2항, 시행내규 31조 1항, 34조 1항

참조). 문서를 받은 처리과는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 보조기관 또는 보좌기관의 공람서명을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야

하며(사무관리규칙 23조 3항), 아울러 처리과용 문서접수대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다(위 시행내규 34조 1항).

그리고 당해 문서에 대한 결재가 끝나면 그 즉시 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고

처리과별로 문서등록대장에 등록하여야 한다

(사무관리규칙 24조).

재판사무 등에 관하여 접수한 문서는 문서 첫 면 좌측 하단에(좌측 하단에 여백이 없을 때에는

첫 면 적당한 부위에, 첫 면에 여백이 없을 때에는 끝 면 좌측 하단에) 문서접수인을 찍어 접수연윌일과 번호를 기입하고, 물건에는 종이조각 그

밖의 표찰을 붙여, 그 종류에 따라 문서건명부, 그 밖의 대법원예규로써 정하는 장부에 등록한 후 담임법원사무관등에게 교부하여야 한다(재판사무규칙

7조 1항). 앞에서 본 바와 같이 이러한 장부는 대부분 재판사무시스템의 전산입력으로 대체되어 있다.

재판사무 등에 관한 문서 중 국어를 해득하지 못하는 외국인에게 교부 또는 제시할 문서로서

필요하다고 인정되는 것과 외국어로 된 문서를 접수할 때에는 그 문서의 제출자로 하여금 번역문을 붙이도록 하여야 한다(재판사무규칙 9조).

담임법원사무관등은 교부받은 문서 또는 물건을 지체 없이 담임법관에게 제출하여 서명 또는 날인을

받아야 하나, 그럴 필요가 없다고 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다(재판사무규칙 7조 2항).

문건으로 전산입력할 문서에 금전이나 유가증권·우표·인지 그 밖의 물건을 첨부한 것이 있을

때에는 문서의 여백 및 재판사무시스템 해당 항목(첨부물)에 그 품목·수량·금액 등을 기입하여야 하며, 위 첨부물을 담임법원사무관등에게

교부한다(재판사무규칙 8조).

소송서류의 접수사무에 관한 자세한 내용은 제5장(접수사무)에서 설명하고 있다.

나. 발송

재판사무 등에 관한 문서에 있어서 그 원본을 송부한 경우에는 그 부본이나 사본을, 부본이나

사본을 송부한 경우에는 그 원본을 사건기록, 그 밖의 관계서류에 편철한다. 다만, 변론기일통지서, 증인출석

요구서 등과 같이 다른 자료에 의하여 그 처리상황이 객관적으로 명백하거나 이를 편철할 필요가

없다고 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다(재판사무규칙 10조 1항).

통상 재판서의 경우에는 정본이나 등본을, 사실조회촉탁서·문서송부촉탁서의 경우에는 원본을,

준비명령 등은 등본을 보내는 것이 실무례이다.

재판사무 등에 관한 문서와 기록 또는 물건의 발송은 원칙적으로 인편·등기우편, 그 밖에

발송사실을 증명할 수 있는 방법으로 하여야 하고, 문서사송부 등으로써 이를 명백히 하여야 하며, 물건을 발송함에는 그 물건에 관계문서번호를

기입한 종이조각, 그 밖의 표찰을 붙이고 송부문서의 여백에 물건 첨부의 기호를 붙여야 한다(재판사무규칙 10조 2항·3항).

5. 문서의 보관·보존 및 폐기

가. 문서의 보관

'보관'이라 함은 서류·기록·장부 등 문서의 분실·파손 등을 방지하고 이를 이용하기 쉬운

상태로 유지하는 것을 말하며, 뒤에서 설명할 '보존'과는 구별된다. 보관책임자는 담당법원사무관등이며 그 책임 하에 문서의 존재를 확보하고 그

의사에 반하여서는 문서의 소재를 이동시키지 못한다.

문서를 보관하는 법원사무관등은 그 직무에 기하여 여러 가지 권한을 갖고 아울러 책임을 지는데,

재판기록의 보관에 관하여는 제6장 제3절(사건기록의 관리) 188쪽 이하를, 소송기록의 열람 및 복사에 관하여는 제7장 제1절(소송기록의

열람·복사) 220쪽 이하를, 재판서와 조서의 정본·등본·초본 또는 소송에 관한 사항의 증명서 발급에 관하여는 제7장 제2절(법원사무관등의

공증사무) 228쪽 이하를 참조할 것이다.

나. 문서의 보존 및 폐기

문서는 사건이 종국·완결되거나 그 기입 또는 처리를 마친 후에도 이를 일정기간 보존하여야

하는데, 그 보존절차는 당해 문서의 성질에 따라 다르다.

재판사무 등에 관한 문서에 관하여는 법원재판사무처리규칙 제6장과 '재판서, 사건기록 및

재판사무 관련장부의 보존 등에 관한 예규(재일 2005-2, 보존예규)', '각종 사건부의 이기 및 보존사무처리요령(재일 93-2)'이 그

보존절차를 따로 정하고 있다. 재판사무 등에 관한 문서를 보존함에는 문서의 종류에 따라 구분하여 보관절차를 취하게 되는데, 그 자세한 내용에

관하여는 제6장 제3절(사건기록의 관리) 199쪽 이하 참조.

보존기간이 만료된 재판서·사건기록 및 장부는 다음해 3. 31.까지 폐기절차를 이행하여야

한다(보존예규 15조 1항). 그러나 역사적 가치가 있거나 특별한 사유에 의하여 보존의 필요가 있는 사건기록 및 장부는 보존기간 경과후라도 그

사유가 존속하는 한 이를 보존하여야 한다(재판사무규칙 31조). 위와 같이 보존의 필요가 있는 사건기록 및 장부는 소속 법원장의 인가를 받아

보존기간 경과후라 할지라도 그 사유가 존속하는 한 보존하여야 한다(보존예규 15조 3항).

기록과 장부를 폐기할 경우에는 폐기할 기록과 장부의 목록을 작성하여 각급법원장(또는

법원사무관리규칙 제16조 제2항의 규정에 따라 각급법원장으로부터 결재권을 위임받은 자)의 인가를 받아 폐기절차를 밟은 후 재판사무시스템의

사건보존 항목에 전산입력하여야 한다(보존예규 15조 2항).

사건기록의 폐기에 관하여 자세한 내용은 제6장 제3절(사건기록의 관리) 209쪽 이하 참조.

제2절 사건기록의 편성

1. 총설

가. 사건기록의 의의

'사건기록'이라 함은 재판사무 또는 조정사무에 있어서 특정사건에 관하여 작성되거나 제출된

관계서류 등의 총체를 의미한다. 법원에 의하여 작성된 조서나 재판서 등은 물론 당사자가 작성한 서류(소장 등 신청서, 준비서면, 답변서,

증거신청서 및 제3자 작성의 서류)와 당사자가 제출한 증거서류 등 당해 사건의 자료에 제공하기 위하여 제출된 것이면 모두 기록에 포함된다고 할

수 있다.

사건기록의 편철·보관 등 관리에 관한 일체의 사무는 법원사무관 등의 전속적 권한 및 책임에

속하며, 법원사무관등은 기록의 보관주무자로서 그로부터 발생하는 여러 가지 권한과 책임을 가지게 된다(예 : 소송기록의 열람·복사, 재판서·조서의

정본·등본·초본의 교부, 집행문부여 등의 공증사무, 소종비용계산 등).

나. 효용

사건기록이 소송상 가장 중요한 의의를 갖는 것은 상소심 법원의 심리과정에서이다. 항소심의

심리는 하급심의 속심(續審)으로서 그 변론은 일체를 이루는 것이고, 상고심에서 하급심의 심리내용과 절차상 경과의 적부에 관한 심사는 기록에

의하지 아니하면 불가능하기 때문이다.

동일 심급 내에서도 현행법이 비록 구술주의, 직접주의, 계속심리주의를 취하고 있다 하더라도

사안이 복잡하고 심리가 장기간에 걸칠 경우에는 기록이 비망록의 역할을 해주며, 특히 법관의 경질이 있는

경우 또는 사건의 이송이 있는 경우 등에는 종전의 소송절차를 증명하는데 기록은 없어서는 안 될

효용을 발휘하는 것이다.

다. 편성방식

사건기록에 서류를 편철하는 방법에는 '편년체방식'과 '사항별 분류방식'이 있다. 편년체방식은

서류를 그 접수 또는 작성의 시간적 순서에 따라 편철하는 것이고, 사항별 분류방식은 접수 또는 작성한 서류를 변론관계 서류부분, 증거관계

서류부분, 그 밖의 서류부분 등 사항별로 나누어 편철하는 것이다.

법원재판사무처리규칙은 기록을 접수하거나 작성하는 때에는 표지를 붙여 편철하며, 그 뒤에 접수

또는 작성한 것은 순서에 따라 이를 가철한다고 규정함으로써(재판사무규칙 23조 1항), 원칙적으로 편년체방식을 취하고 있다.

그러나 증거관계목록과 변론관계조서는 구분하여 편철하도록 함으로써(민사증거목록예규), 조서작성에

있어서는 사항별 분류방식이 일부 도입되어 있다.

2. 사건기록의 편성

가. 기록의 조제

사건기록은 매 사건마다 별책으로 편성함을 원칙으로 한다(재판사무규칙 18조). 사건기록은 우선

표지를 마련하여 해당 사건번호, 사건명과 당사자를 표시하고, 사건에 관한 관계서류를 편철용 끈(철끈)으로 묶어 가철하여 부책(簿冊)형식으로

조제한다.

기록편철용 철끈은 기록표지 좌측 한계선으로부터 7cm, 상부한계선으로부터 2.5cm의 점과

좌측 한계선으로부터 14cm, 상부 한계선으로부터 2.5cm의 점(전산출력되는 기록표지 양식의 'ㅇ'로 표시된 부분)을 기준으로 맨다. 이 때

분리의 편의를 위하여 가급적 철끈 두 개를 사

용하여 기록의 앞과 뒤 양쪽으로 매듭을 만들어 편철하도록 한다. 다만, 상소되는 사건은 반드시

위와 같이 철끈 두 개를 사용하여 편철하여야 하는데(재일 2003-11 제3조), 이는 상소심에서 표지와 증거목록 등을 편철할 때에 편리하도록

하기 위함이다.

사건기록중 심리가 장기간 계속될 것이 예상되거나 부피가 커서 마멸 또는 오손의 우려가 있는 것

또는 상소된 기록에는 비닐커버를 사용한다. 비닐커버는 1조 3장으로 구성하여 1장으로 되어 있는 커버를 전면에 부착하고, 2장으로 되어 있는

커버는 후면에 부착한다. 제1심에서 부착한 비닐커버는 그 사건이 확정될 때까지 계속 사용하고 기록이 반환되거나 당심에서 확정되어 그 기록을

보존하는 때에는 보존의 편의를 참작하여 비닐커버를 분리하여 기록만을 보존할 수 있다(재일 2003-11 제4조).

기록의 일부가 된 물건으로서 통상의 방법으로 편철할 수 없는 것은 지편(紙片), 그 밖의

표찰을 붙여 소속될 기록의 사건번호를 명시해 놓고 적당한 방법으로 따로 보관하되, 그 제출시기에 따라 기록목록에 명칭과 수량 등을 적고 목록의

비고란에 보관방법 등을 기재한다(재판사무규칙 23조 3항).

상소심의 기록은 제1심 기록과 일체를 이루는 것이므로 제1심 기록에 연속하여 1책으로 편철함이

원칙이다.

나. 가철순서

기록의 가철순서는 서류가 접수되거나 작성된 시간적 순서에 의함이 원칙이다(재판사무규칙 23조

1항). 서증사본은 서증신청이 되어 사본이 제출된 변론조서의 다음에 갑·을·병호증의 순으로 호증번호 순서에 따라 가철한다. 다만 준비서면 등에

첨부되어 제출된 관계로 이미 기록에 편철되어 있는 서증사본에 관하여 후에 서증신청이 이루어진 경우에는 그러하지 아니하다.

다. 장수의 표시

기록의 각 장 표면 하단 중앙에는 장수를 표시하여야 한다(재판사무규칙 23조 2항).

장수표시는 기록 중 증거목록의 첫 면부터 시작하여 일련번호로 표시한다. 증거목록 앞에 편철되는 예납송달료수급계산표와 국고대납소송비용계산서 등은

기록목록에는 장수를 표시할 필요가 없다.

판결원본은 장수로는 계산하되 그 표시를 하여서는 아니 된다. 왜냐하면 판결원본은 확정 후

분리되어 따로 판결원본철에 보존되며 그 때에 판결원본철의 장수를 표시하게 되어 있기 때문이다. 화해·조정조서, 청구의 인낙·포기조서,

화해권고결정도 확정판결과 동일한 효력을 지니고, 법원재판사무처리규칙상 판결과 같이 영구히 보존하도록 되어 있으므로 이들도 역시 장수로는

계산하되, 그 장수표시를 하여서는 아니 된다.

상소심의 기록도 제1심 기록과 일체를 이루는 것이므로 연속하여 장수를 표시한다. 상소심 기록을

분책(分冊)한 경우에도 마찬가지이다.

라. 기록의 분책

사건기록은 매 사건마다 1책으로 편철함을 원칙으로 하나, 기록의 장수가 많은 것은 500장

내외를 기준으로 하여 분책한다(재판사무규칙 23조 1항).

분책된 기록은 별개의 표지를 마련하여 주된 기록 표지의 기재사항을 모두 옮겨 적어야 하며,

이탈·일실의 방지를 위하여 표지 상단에 인쇄된 'ㅇ책 중 ㅇ책'이라는 부분에 해당 사항을 적어 넣어 관련성을 표시한다.

마. 기록등본의 조제

분리 심리되어 일부상소된 경우 등에 있어서의 송부할 기록 및 심

리할 미제사건의 처리를 위한 예규로서 '1책의 기록에 관하여 수개의 절차에서 동시에 소송이

계속하게 되는 때의 처리요령(재일 80-3)'이 마련되어 있다.

(1) 송부할 기록

① 분리심리되어 일부가 상소되고 나머지는 원심에 계속중인 경우

원래의 소송기록(이하 '원기록'이라 한다)을 상소법원으로 송부하고 원심에 계속중인 사건은

원기록의 등본을 만들어 재판한다. 다만 상소된 사건에 관련된 부분이 기록 중 극히 일부분에 불과한 때에는 원기록으로 원심에 계속중인 사건을

재판하고, 그 등본을 상소법원으로 송부한다.

② 일부를 분리하여 다른 법원으로 이송(관할지정에 따른 기록송부 포함)하는 경우 원기록의

등본을 만들어 이송받을 법원으로 송부하고, 남아있는 사건은 원기록으로 재판한다. 다만, 이송한 사건만에 관련되는 부분이 소송기록의 대부분을

차지하는 때에는 위와 반대로 처리한다.

③ 기본절차의 진행중 부수적 또는 절차적인 재판에 관하여 항고(즉시항고·재항고·특별항고 등을

포함함)가 있는 경우

첫째, 항고의 대상이 된 재판의 기록(이하 '부수적 기록'이라 한다)이 기본절차에 관한

기록(이하 '기본적 기록'이라 한다)과 별도로 작성되어 있는 경우에는 특별한 사유가 없는 한 부수적 기록만을 상소 법원으로 송부한다.

둘째, 부수적 기록이 기본적 기록과 분리되어 있지 아니하고, 항고에 기본절차를 정지하는 효력이

있는 경우에는 기본적 기록을 상소법원으로 송부한다.

셋째, 부수적 기록이 기본적 기록과 분리되어 있지 아니하고, 항고에 기본절차를 정지하는 효력이

없는 경우에는 기본적 기록의 등본을 만들어 상소법원으로 송부한다.

한편, 집행절차에서 즉시항고가 제기된 경우의 기록송부방법에 관하여는 민사집행규칙 14조에서

특칙을 두고 있다.

(2) 기록등본의 작성요령

원기록을 보관하는 법원사무관등은 재판장의 명을 받아 기록의 등본을 작성하여야 하며 등본기록의

말미에 아래(보기 1)과 같이 인증문구와 작성 연월일을 명기하고 서명날인하는 외에 등본기록표지 우측상단에 (보기 2)와 같이 '등본'이라고

주서(朱書)하여야 한다. 다만, 기록 전체를 등본한 경우에는 위 양식의 '(필요부분)'을 삭제한다.

필요부분만 등본을 만든 경우에는 분리한 원본기록표지 하측 중앙에 마멸되지 않을 부전지를

첨부하여 분리사건이 있음을 주서 하여야 한다.

(보기 1)

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃ 재판장의 명에 의하여 (필요부분) 등본함 ┃

┃ 2008. . . ┃

┃ 서울중앙지방법원 ┃

┃ 법원사무관 ㅇㅇㅇ (직인) ┃

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

(보기 2)

<- 5Cm

┏━━━━━━━━┓

┃

(필요부분) ┃

2Cm┠────────┨

┃ 등 본 ┃

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━┫

┃ ┃

┃ ㅇㅇ 지방법원

┃

┃ 민사제1심소송기록 ┃

┃ ┃

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

사건 및 서류의 접수와 기록편성

방법

174

사건기록의 구성

179

제3절 사건기록의 관리

1. 사건기록의 보관

가. 총설

사건기록의 '보관'이라 함은 사건기록의 분실·파손 등을 방지하고

이를 이용하기 쉬운 상태로 유지하는 것을 말하는데, 보관책임자는 담당 법원사무관등이며 그 책임

하에 문서의 존재를 확보하고 그 의사에 반하여서는 문서의 소재를 이동시키지 못한다.

접수담당부서는 사건이 될 서류를 접수하면 사건으로 전산입력하고 필요사항을 입력하여 기록표지를

출력한 다음 소장 등 신청서와 필요서류를 편철하고 사무분담 및 사건배당절차에 따라 담당 법원사무관등에게 기록을 인계하여야 한다. 한편, 독립한

사건이 되지 아니하는 서류를 접수하면 문건으로 전산입력한 다음 담당 법원사무관등에게 이를 인계하여야 한다.

나. 보관의 방식

진행중인 사건의 기록은 담당 법원사무관등의 책임 하에 캐비닛 등 시정장치가 있는 용기 속에

보관하고, 퇴근시에는 그 용기를 시정하여야 한다. 담당 법원사무관등은 수시로 기록의 존재를 확인하고, 재판사무시스템에 의하여 기록의 소재를

파악하여야 한다.

사건기록은 절차진행 단계에 따라 몇 개의 군으로 구분하여 관리하는 것이 효율적이다. 구체적인

분류 방식은 여러 가지가 있을 수 있는데, 재판사무시스템 상의 진행단계별로 분류하는 것이 편리할 것이다. 즉, 재판사무시스템의 진행단계에 맞추어

사건기록은 ① 소장심사 대기, 보정명령, 소장송달중, ② 답변서 제출 대기, ③ 서면공방 진행, ④ 기일 진행, ⑤ 감정결과 등 대기,⑥ 기일

대기(추후지정) 사건, ⑦ 종결기록, ⑧ 상소기록 등으로 구분하여 관리하며, 기일이 진행되는 사건은 다시 기일의 종류에 따라 기일별로 구분하고,

무변론판결 대상 사건 중 선고기일이 지정된 사건은 통상적인 선고기일 지정 사건과 같이 다시 세분하여 관리할 수 있다. 이와 같은 기록의 정확한

구분 관리는 참여사무관과 참여보조의 업무 수행을 원활하게 할 뿐 아니라 재판부 전체로서도 적절하고 효율적인 사건관리를 가능하게 하는 중요한

요소이다.

다. 사건기록의 대출 및 청외 반출

사건기록을 한 법원 내에서 그 재판부 밖으로 일시적으로 대출하는 경우, 나아가 다른 법원이나

검찰청 등으로부터 기록송부촉탁 등을 받아 일시적으로 기록을 대출하는 경우에는 기록대출부를 만들어 과단위로 일괄등재하고 문서사송부에 수령자의

도장을 받아 보관하여야 한다(재판사무규칙 10조 2항). 진행중인 사건의 기록을 대출하는 경우에는 재판장의 허가를 받아야 한다.

재판사무 등에 관한 문서와 기록 또는 물건을 청(廳) 외에 반출함에는 소속법원의 장 또는

담임법관의 허가를 받아야 한다(재판사무규칙 11조). 따라서 사건기록의 보관책임자인 법원사무관등이 사건기록을 법원청사 외로 반출하는 경우에는

소속법원의 장 또는 담입법관의 허가를 받아야 한다.

2. 사건기록이 분실·멸실된 경우의 처리

가. 총설

사건기록이 법원의 화재·사변 그 밖의 재난으로 인하여 멸실된 경우에는 소송관계인은 6월 이내에

당해 법원에 대하여 소장·신청서·상소장 등의 부본 및 사건계속의 소명방법을 제출하여야 하고, 위 기간 내에 제출하지 않는 경우에는

소·신청·상소는 취하된 것으로 본다(법원재난에기인한민형사사건임시조치법 2조, 3조).

한편, 사건기록이 위와 같은 재난에 의하지 아니하고 '분실'된 경우에는 그 확인 즉시

상급법원을 통하여 대법원에 보고하여야 한다. 그리고 기록을 복구함에 있어서는 기록의 멸실사유가 화재·사변 그 밖의 재난으로 인한 것이 아니므로

위 법률을 바로 적용할 수는 없고, '소송기록 분실시의 업무처리지침(재일 2001-5)'에 따라 기록을 새로 조제하여야 한다. 사건기록이 재난에

의하여 멸실된 경우에도 위 법률에서 정하여진 부분 외의 내용에 관하여는 위 예규의 처리절차를 준용한다.

나. 기록의 복구

소송계속중 사건기록이 분실된 경우에는 다음 요령에 따라 문서를 제출받거나 재작성하여 새로

기록을 조제하고, 복구하지 못한 부분이 있는 때에는 해당 부분에 그 취지를 표시한다(재일 2001-5).

(1) 소장·답변서·준비서면 등 주장서면, 서증 및 증거신청서 등 당사자제출문서는 당사자 또는

대리인으로 하여금 부본 또는 사본을 제출하도록 한다.

(2) 판결문 등 당해 심급에서 사건을 종국하거나 이에 준하는 재판서는 당사자가 소지하고 있는

재판서 정본이나 전산서버에 보관되어 있는 재판서 파일에 의해서 사본을 작성한다.

(3) 기록표지·변론조서·증거목록·증거촉탁서 등 법원 작성 문서는 장부, 기일부, 사건메모,

전산자료 등을 참고하여 원래의 내용대로 재작성하되, 분실된 문서가 날인을 요하는 문서인 경우 아래와 같이 법원사무관등이 날인하는 이외에는 별도로

날인을 하지 아니한다. 한편, 당사자 등이 조서등본을 소지하고 있는 경우에는 그 사본을 제출하도록 한다.

(4) 사실조회서, 감정서 등 외부기관이 작성한 문서의 경우에는 작섰欠관으로 하여금 부본을

제출하게 하거나 당사자 등이 소지하고 있는 사본을 제출하도록 한다.

(5) 송달통지서는 당사자 등으로부터 영수증을 작성받아 이에 갈음하되, 소장부본의 송달일 등

송달일자가 문제되는 경우에는 복구 이후 변론조서에 별도로 정리·기재한다.

다. 기록복구 후의 조치

(1) 복구문서의 표시

법원 및 외부기관 작성 문서에 대해서는 개개 복구문서의 말미에 법원사무관등이 그 문서가

복구문서라는 취지와 복구방법을 표시한

다음 복구날짜를 기재하고 날인한다.

[기재례]

----

이 조서는 기일부와 사건메모를 토대로 재작성한 복구문서임

또는

이 사실조회서는 기록 분실 이후 ㅇㅇ동 사무소로부터 재제출받은 것임

2008. . . 법원사무관 ㅇㅇㅇ (인)

----

(2) 경위서 및 소송진행내역 편철

복구한 기록의 표지 다음에 재판장과 법원사무관등 공동 명의로 기록이 분실된 경위, 분실된

기록의 범위, 기록의 복구방법 등을 기재한 경위서(전산양식

A2740

)를 작성하여 편철한다. 경위서 다음에는 전산시스템에 남아 있는 사건검색 결과, 기일진행내역,

문서접수내역 등 소송진행의 경과를 증명할 수 있는 서류를 출력하여 편철한다.

3. 사건기록의 송부

가. 총설

사건기록은 사건의 계속법원 또는 심판법원이 이를 인계받지 아니하면 필요한 절차를 취할 수

없고, 민사소송법은 사건완결 후의 기록을 제1심 법원이 보존하도록 하고 있는데(민소 421조, 425조), 이러한 필요에 따라 사건기록을 옮기는

절차를 '송부'라고 한다. 기록의 송부는 어느 경우를 막론하고 사건처리의 신속에 큰 영향을 미치는 것이므로 지체 없이 행해져야 하며,

민사소송법은 특정한 경우에 송부기간을 2주로 명시하여 신속한 사건처리를 기하고 있다.

나. 송부사유

이송결정이 확정된 때에는 이송결정을 한 법원의 법원사무관등은 그 결정의 정본을 소송기록에 붙여

이송받을 법원에 보내야 한다(민소 40조 2항).

(2) 상소 등에 의하여 이심되는 때(민소 400조, 425조, 443조)

항소·상고가 있는 경우에는 물론 항고·준항고·재항고 및 특별항고가 있는 경우에는 사건기록을

관할 상급법원에 송부하여야 한다. 이 경우 원심법원의 법원사무관등은 원칙적으로 상소장이 제출된 날부터 2주 내에 상소기록에 상소장을 첨부하여

상소법원에 송부하여야 한다. 다만, 1개의 사건에 다수의 상소권자가 있고, 각각의 상소장제줄일 또는 상소제기기간이 다른 경우에는 상소기록예규

6조에 의하여 2주의 기간을 기산한다.

상고사건·재항고사건의 기록을 송부함에는 원심판결서 또는 결정서 부본 3통씩을 우측면이 개봉된

봉투(가로 21cm, 세로 29.5cm)에 넣어 기록에 가철하여 송부하고, 그 경우 원심에서 제1심 판결이유를 원용하였을 때에는 제1심 판결서

또는 결정서 부본 3통씩을 함께 송부하여야 한다. 항소법원·항고법원의 법원사무관등은 항소(항고)심 재판원본 다음에 제1심 보존용 재판정본을

편철하여 송부한다. 다만 제1심과 제2심의 재판서를 동일한 법원에서 보존하는 경우는 제외한다. 그와 같은 보존용 재판서 정본에는

기록장수(쪽수)를 표시하지 아니한다(상소기록예규 5조).

(3) 상급심에서 환송 또는 이송의 재판이 있은 때

상고법원이 원심판결을 파기하고 사건을 원심법원에 환송하거나 동등한 다른 법원에 이송하는 판결을

한 경우(민소 436조 1항), 법원사무관등은 2주 이내에 그 판결의 정본을 소송기록에 붙여 사건을 환송받거나 이송받을 법원에 송부하여야

한다(민소 438조).

광주고등법원 지방부(제주부)가 원심법원인 경우에는 파기된 사건기록을 광주고등법원을 거치지 않고

바로 지방부(제주부)에 송부할

수 있다(고등법원부의 지방법원 소재지에서의 사무처리에 관한 규칙 8조).

항소법원이 제1심 판결을 취소하고 사건을 제1심 법원에 환송하거나(민소 418조) 관할법원에

이송하는(민소 419조) 재판을 하고 그 재판이 확정된 때에도 명문의 규정은 없으나 환송 또는 이송받을 법원에 소송기록을 송부하여야 함은

물론이다.

항소심이나 상고심 법원에서 원심판결을 파기하고 사건을 이송하는 경우에는 원심법원의 공람 등을

위하여 상소심 판결등본을 원심법원에 송부하도록 하고 있다(재민 87-10). 송부받은 법원은 상소심 판결등본에 공람용지를 첨부하여 공람하도록 할

것이다.

(4) 상소심에서 재판이 확정된 때

항소심의 법원사무관등은 소송이 완결된 후 상고가 제기되지 않고 상고기간이 만료한 때에는 판결서

또는 항소장 각하명령의 정본을 소송기록에 붙여 제1심 법원에 송부하여야 한다(민소 421조).

파기환송 또는 파기이송의 재판에 의하지 아니하고 사건이 대법원에서 완결된 경우에는 대법원

법원사무관등은 사건기록을 항소(항고)법원을 거치지 아니하고 제1심 법원의 법원사무관등에게 직접 반송한다. 이 경우 제1심 및 항소(항고)심

보존용 대법원 재판서 정본 2통을 작성하여 기록에 첨부하여야 한다(상소기록예규 7조).

제1심 법원의 법원사무관등은 반송받은 사건기록에서 항소(항고)심 재판서 원본과 대법원 재판서

정본 1통(대법원 재판에 의하지 아니하고 완결된 경우에는 대법원 재판정본은 없음)을 분리하여 항소(항고) 법원으로 송부한다. 송부서는 [전산양식

A2231

]을 사용한다(상소기록예규 8조).

한가지 유의할 점은 상급심 판결에 대하여 재심의 소가 제기되어 재심기록이 재심전 기록에 첨철된

경우에는 양 기록이 일체가 되어 분리할 수 없는 것이므로, 재심소송이 종료되면 양 기록은 재심전 소

송기록의 보존법원인 제1심 법원에서 함께 보존하도록 하고, 보존기간은 두 기록 중 그 남은

기간이 긴 것에 따라야 한다는 것이다(재민 87-14).

(5) 사건이 절차를 달리하여 재판하게 되는 때

제소전화해 또는 독촉절차로부터 소송계속으로 전환하는 때에는(민소 388조 2항, 473조

3항) 지체 없이 사건기록을 관할법원에 송부하여야 한다.

소액사건 전담법관을 두고 있는 경우 민사소액사건이 소제기 후 통상의 민사단독사건으로 된 때에는

재배당을 하는데, 종전 사건은 재배당의 취지를 입력하여 종결처리하고, 그 기록을 재배당된 담당재판부로 송부하되, 기록 표지 이면의 완결공람은

하지 않는다(사무분담·사건배당예규 26조 4항, 14조 6호).

소액사건에 관하여 통상의 민사단독사건에 해당하는 당사자참가, 반소 또는 중간확인의 소의 제기가

있는 경우에는 일단 이를 소액사건으로 접수한 후 변론 없이 각하할 사유가 있는지의 여부를 심사하여 그 사유가 없음을 확인한 다음, 위의 방법에

따라 기록을 송부하여야 할 것이다.

제1심 수소법원이 계속중인 소송사건을 결정(원칙적으로 결정서를 작성하여야 하나 변론기일에서

조정회부의 결정을 할 때에는 변론조서에 결정의 요지를 기재하면 된다)으로 조정에 회부하는 경우(민조 6조)에는 조정기관에 기록을 송부하여야

하고, 조정사건에 관하여 조정을 하지 않기로 하는 결정이 있거나(민조 26조) 조정이 성립되지 아니한 것으로 종결된 경우(민조 27조) 또는

조정에 갈음하는 결정에 대하여 이의신청이 있는 때에는(민조 36조 1항 3호) 조정기관의 법원사무관등은 기록을 수소법원 또는 관할법원에

송부하여야 한다. 그러나 수소법원의 조정에 회부된 경우와 수소법원에서의 조정이 성립하지 아니하여 소송절차를 속행하는 경우에는 기록송부절차를 따로

밟

지 아니한다(조정예규 29조).

(6) 수탁판사의 증거조사기록 및 증거보전의 기록

수소법원이 필요하다고 인정하여 법원 밖에서 증거조사를 행하는 경우에는 증거조사를 다른 지방법원

판사에게 촉탁할 수 있는바(민소 297조 1항 단서), 수탁판사는 증거조사를 마치면 바로 그에 관한 기록을 수소법원에 송부하여야 하며(민소

298조), 증거보전에 관한 기록은 본안소송의 기록이 있는 법원에 송부하여야 한다(민소 382조).

(7) 다른 법원으로부터 기록송부의 촉탁이 있는 때

서증의 신청은 문서를 가지고 있는 사람에게 그 문서를 보내도록 촉탁할 것을 신청함으로써도 할

수 있는데(민소 352조), 법원이 필요하다고 인정하여 사건기록의 송부를 촉탁하여 온 경우 촉탁받은 법원은 사건처리에 큰 지장이 없는 한 이에

응하여 기록을 송부하여야 한다.

다. 송부절차

(1) 개요

기록송부시에는 조서작성 그 밖의 절차상의 미비 여부를 검토하고 편철된 서류의 훼손이나

상치(相馳) 유무를 재확인한 후, 기록표면에 소송기록송부서(전산양식

A2222-A

2225)를 작성, 첨부하여 발송한다. 발송 전에 재판사무시스템에 그 사유를 입력하고 발송 또는

교부사실을 증명할 수 있는 조치를 취하여 송부 도중의 분실에 대한 책임의 소재를 명백히 할 수 있도록 하여야 한다. 사송부에 의하여 송부하는

경우에는 수령자의 도장을 받을 수 있으므로 문제가 없으나, 우편으로 송부하는 경우에는 반드시 등기우편에 의하고, 소포로 우편송부하는 때에는

기록이 노출되지 않도록 견고히 포장하여 훼손을 방지하여야 한다.

특히 하급심과 상소심 사이에 여러 소송기록을 1개의 소포로 우편송부하는 경우 기록분실시 그

책임소재를 분명히 하기 위하여 소송기

록송부내역서(전산양식

A2220

) 2통을 작성하여 1통은 송부하는 소포에 넣어 송부하고 1통은 같은 법원에 비치·보존한다. 기록을

송부받은 법원은 소송기록송부내역서를 철하여 다음해 1. 1.부터 1년간 보존한다(상소기록예규 4조).

당사자의 신청에 의하여 법원이 증거보전절차를 행하거나 기록송부를 촉탁한 경우는 물론이고

당사자의 상소로 인하여 기록을 송부하는 경우에 있어서도 그에 소요되는 기록송부비용은 모두 소송비용에 포함되는 것이므로 당사자의 부담으로 행할

것이다.

(2) 상소기록 송부와 전문재판부의 표시

법원사무관등은 판결선고 후 상소장이 접수된 경우에 상소기록을 정리한 후 상소기록의 공람을

위하여 재판장에게 기록을 인계할 때에는 상소기록의 표지 앞에 항소 또는 상고용 소송기록송부서(전산양식

A2223

, A2224)를 철한 후 인계하여야 한다.

상소기록을 인계받은 재판장은 상소기록의 내용을 검토한 후 사건이 전문재판부에 해당하는 경우에는

기록송부서의 사건유형란의 '건설·교통·국제거래·노동·산재·상사·어음수표·언론·의료·임대차·지적재산·환경' 중에서 1개를 선택한다. 다만, 사건이

전문재판부의 사건에 해당하지 아니하는 때에는 '일반'을 선택한다(상소기록 예규 9조).

(3) 상소기록 송부와 관련사건의 표시

상소기록을 송부하는 경우에, 송부하는 사건과 관련된 사건이 이미 송부되어 있거나 동시에

송부하는 때에는 송부하는 사건의 기록표지에 그 취지를 반드시 표시하여야 한다. 다만, 병합심리되거나 별도의 표시방법이 규정되어 있는 경우에는

그러하지 아니하다.

이 경우 관련사건 표시는 아래 양식과 같이 소송기록 전면 하단부의 여백에 가로 6cm, 세로

1cm의 고무인을 주인(朱印)으로 날인한다(재일 2003-11).

<관련사건의 표시>

┌───────┐

│ 심리불속행 │

│ 기간만료 │

├───────┤

│ 200 . . . │

└───────┘

년 질 호 전 책중 책

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃ ┃

┃ 대 법 원 ┃

┃ ┃

┃

민사상고소송기록 ┃

┃ ┃

┣━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┳━┳━━━━┫

┃ ┃ ┃재┃ ┃

┃ ┃ 2008다ㅇㅇ 손해배상(기) ┃판┃ 3(아)

┃

┃ ┃ ┃부┃ ┃

┣━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┻━┻━━━━┫

┃ ┃ ┃

┃ ┃ (상고인)

ㅇㅇㅇ ┃

┃ ┃ ┃

┃원고┃ ┃

┃ ┃ ┃

┣━━╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┫

┃ ┃ ┃

┃ ┃ (피상고인)

ㅇㅇㅇ ┃

┃ ┃ ┃

┃피고┃ ┃

┃ ┃ ┃

┣━━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┫

┃ 서울중앙지방법원 ┌─────────────────┐ ┃

┃ │서울중앙지법 20ㅇㅇ나ㅇㅇ호와

문서의 작성, 사건기록의 편성·관리 및 보고사무

관련서류